Klinikadministratoren - Gruppenräume erstellen und verwalten

Klinikadministratoren können Gruppenräume entsprechend den Anforderungen ihrer Klinik erstellen und verwalten.

Gruppenräume finden Sie in der linken Spalte der Klinik unter Besprechungsräume. Standardmäßig werden keine Gruppenräume erstellt. Klinikadministratoren sehen die Schaltfläche „Neuen Raum erstellen“ unter der Überschrift „Gruppenräume“ in der linken Spalte der Klinik.
Wenn Sie auf „Neuen Raum erstellen“ klicken, wird dieses Dialogfeld angezeigt, in dem Sie den neuen Gruppenraum benennen können. Klicken Sie dann auf „Gruppenraum hinzufügen“ , um den Raum zu erstellen, der dann für Ihre Teammitglieder sichtbar ist, die Zugriff auf den Gruppenraum haben.

Klinikadministratoren - Erstellen von Einladungsvorlagen für Gruppenräume

Klinikadministratoren können E-Mail-Vorlagen für Gruppenräume in der Klinik erstellen (SMS-Einladungen sind für Gruppenräume nicht verfügbar). Diese können entsprechend den Anforderungen der Klinik erstellt werden und stehen Gesundheitsdienstleistern zur Verfügung, wenn sie Teilnehmer zu Gruppenanrufen einladen. Wenn keine Vorlagen erstellt werden, enthalten die Einladungen den Standardtext (der vor dem Senden an die Empfänger bearbeitet werden kann).

So erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für Gruppenräume:

Um Einladungsvorlagen für die Klinik zu erstellen und zu bearbeiten, gehen Sie zu Konfigurieren > Kommunikation. Klicken Sie auf Einladungsvorlagen und dann auf  die Schaltfläche +Erstellen für E-Mail.

Das Feld zur Vorlagenerstellung wird geöffnet Geben Sie der Vorlage einen Namen Wählen Sie „Gruppenraum“ als Workflow (E-Mail-Einladungen können auch für andere Videoanrufraum-Einladungen und Einladungen zum Wartebereich erstellt werden) Einen E-Mail- Betreff hinzufügen Geben Sie die Nachricht in der Einladungsvorlage ein oder fügen Sie sie ein und klicken Sie anschließend auf „Erstellen “. Sie können bis zu fünf Gruppenraum-Vorlagen anlegen, ganz nach Bedarf der Klinik. Nach der Erstellung stehen die Vorlagen zur Verfügung, wenn das Personal Patienten in einen Gruppenraum einlädt.

Klinikteammitglied: Betreten Sie einen Gruppenraum und laden Sie Gäste ein

1. Klicken Sie in der linken Spalte der Klinik unter „Besprechungsräume“ auf den Pfeil rechts neben „Gruppenräume“ , um die Dropdown-Liste der Gruppenräume in Ihrer Klinik anzuzeigen. Klicken Sie auf „Enter“ , um den gewünschten Gruppenraum zu betreten. Sollten von Ihrem Klinikadministrator keine Gruppenräume hinzugefügt worden sein, werden Ihnen hier keine verfügbaren Räume angezeigt. Bitte beachten Sie: Wenn sich bereits Personen in einem Gruppenraum befinden, wird rechts neben der Schaltfläche „Betreten“ für diesen Raum eine Nummer angezeigt. So wissen Sie, ob bereits ein Meeting läuft und Sie möglicherweise einen anderen Gruppenraum verwenden müssen, sofern verfügbar. Wenn sich niemand im Raum befindet, wird die Nummer als 0 angezeigt. Im zweiten Beispiel rechts befindet sich bereits eine Person im Gruppenraum (rot hervorgehoben).
Wenn ein Gast zu einer Besprechung eingeladen wurde, auf den Link geklickt hat, aber darauf wartet, in den Anruf aufgenommen zu werden, ändert der Kreis neben „Eingeben“ seine Farbe auf Orange.
2. Sie betreten den Gruppenraum und sehen Ihren Video-Feed auf dem Anrufbildschirm. Sie und alle anderen Teammitglieder mit Gruppenraumzugriff können den Gruppenraum jederzeit ohne Einladung betreten und an einem Videoanruf teilnehmen.
3. Um jemanden zu einem Gruppenanruf einzuladen, der kein Teammitglied der Klinik ist, klicken Sie auf den Anrufmanager in den Symbolen unten rechts (im roten Feld hervorgehoben).
4. Klicken Sie anschließend auf eine der folgenden Optionen: Link kopieren , um den Link an die Person zu senden, die Sie einladen möchten, ODER Laden Sie Teilnehmer ein , um sie direkt vom Call Manager per E-Mail oder SMS in den Gruppenraum einzuladen.
5. Wenn eingeladene Personen eintreffen, werden sie unter „Warten“ oder „In der Warteschleife“ angezeigt und Sie können sie in das Gespräch aufnehmen.

Einen Gruppenraum als Favorit markieren

Sie können auf die Sternschaltfläche neben den verfügbaren Gruppenräumen in Ihrer Klinik klicken, um häufig genutzte Räume als Favoriten hinzuzufügen. Dadurch werden die bevorzugten Besprechungsräume im linken Bereich des Wartebereichs angezeigt, ohne dass Sie das Dropdown-Menü für Besprechungsräume verwenden müssen, um darauf zuzugreifen. Außerdem werden die Favoriten im Dropdown-Menü für Besprechungsräume ganz oben auf der Liste angezeigt. So fügen Sie einen Gruppenraum als Favoriten hinzu:

1. Klicken Sie im Wartebereich-Dashboard in der linken Spalte auf Gruppenräume. Dadurch wird eine Liste der in der Klinik verfügbaren Gruppenräume angezeigt.
2. Wählen Sie den Gruppenraum aus, den Sie als Favorit hinzufügen möchten und klicken Sie auf den Stern rechts neben dem Gruppenraum. In diesem Beispiel wurden Fallkonferenzen als Favorit hinzugefügt und an den Anfang der Liste verschoben.
3. Alle als Favoriten hinzugefügten Gruppenräume werden in der linken Spalte angezeigt, ohne dass Sie auf den Pfeil klicken müssen, um auf die Dropdown-Liste der Gruppenräume zuzugreifen.

Design und Erlebnis des Anrufbildschirms

Videoanrufe mit mehreren Teilnehmern verfügen über ein responsives Design für die Video-Feeds der Teilnehmer, um das beste Layout für die Bildschirmgröße jedes Geräts zu gewährleisten. Wenn nicht genügend Teilnehmer vorhanden sind, um ein übersichtliches Raster zu füllen, werden sie übersichtlich angezeigt, wobei noch einige Plätze frei bleiben. Neue Teilnehmer kommen immer an der zweiten Stelle von unten rechts an, was bedeutet, dass Teilnehmer in anderen Reihen ihre Position nicht ändern.

Gruppenanrufe bilden ein übersichtliches Raster, wenn Personen zum Anruf hinzukommen.

Jeder Teilnehmer des Anrufs wird angepinnt, wenn Sie mit der Maus über seinen Bildschirm fahren. Wenn Sie einen oder mehrere Teilnehmer anpinnen, wird ihr Video auf dem Anrufbildschirm größer angezeigt und die anderen Teilnehmer werden für Ihre Ansicht neu angeordnet. In diesem Beispiel sind andere Teilnehmer nach links auf dem Anrufbildschirm gerückt. Wenn der Gerätebildschirm breiter ist, können andere Teilnehmer auch nach unten auf dem Anrufbildschirm gerückt werden, wenn Sie einen oder mehrere Teilnehmer anheften.

Call Manager-Funktionalität im Anruf

Gastgeber von Gruppengesprächen/-konsultationen haben Zugriff auf den Call Manager , der verschiedene Optionen zur Verwaltung des Anrufs bietet, z. B. das Halten eines Teilnehmers während des Anrufs und die Weiterleitung in einen anderen Raum. Weitere Informationen finden Sie unten.

Wenn ein Gesundheitsdienstleister in seiner Klinik auf einen Gruppenraumanruf zugreift, wird ihm unten rechts auf dem Anrufbildschirm (oberes Bild) die Schaltfläche „Anrufmanager“ angezeigt. Wenn Sie im Anrufbildschirm auf die Schaltfläche „Anrufmanager“ klicken, werden Ihnen verschiedene Optionen zur Verwaltung des Anrufs angezeigt, wie in diesem Beispiel gezeigt. Der Call Manager zeigt: Gesprächsdauer Alle Teilnehmer, die darauf warten, in den Anruf aufgenommen zu werden Aktuelle Teilnehmer (in diesem Beispiel angezeigt) – mit Optionen zum Verwalten jedes einzelnen Teilnehmers des Anrufs. Anrufaktionen
Transferoptionen Durch Klicken auf die Schaltfläche „Verlegen“ eines Teilnehmers können Sie diesen in ein freies Zielzimmer in der Klinik verlegen.
Dies kann ein anderer Gruppenraum, Meetingraum oder Benutzerraum sein. Wähle aus den verfügbaren Raumoptionen aus, bestätige und der Teilnehmer wird weitergeleitet.
Der Teilnehmer wird dann in den ausgewählten Raum weitergeleitet und wartet dort auf die Annahme eines Anrufs. Dies wird ihm während der Wartezeit angezeigt.
Mit der Funktion „In die Warteschleife legen“ können Sie den Teilnehmer des Anrufs in die Warteschleife legen. Mit dieser Option wird der Teilnehmer während des aktuellen Anrufs in einen eigenen Warteraum versetzt. Er kann die anderen Teilnehmer des Anrufs weder sehen noch hören, sodass Sie bei Bedarf eine private Unterhaltung mit anderen Teilnehmern führen können. Sie werden im Anrufmanager unter „Warten“ oder „In der Warteschleife“ angezeigt. Sie können sie dann wieder in das Gespräch aufnehmen , wenn Sie bereit sind. Bitte beachten Sie , dass Sie einen Hinweiston hören, der anzeigt, dass jemand darauf wartet, in das Gespräch aufgenommen zu werden. Dieser Ton kann stummgeschaltet werden, indem Sie auf „Beschäftigt? Stummschalten dieses Anrufers, bis Sie bereit sind“ klicken.

Als Gast an einem Gruppenraumanruf teilnehmen

1. Wenn Sie eine E-Mail-Einladung zur Teilnahme an einem Gruppenanruf erhalten haben, klicken Sie in der E-Mail einfach auf die Schaltfläche „Anruf starten“ . Wenn Sie keine E-Mail-Einladung erhalten haben, aber ein Teammitglied in der Klinik sind, die das Meeting abhält, können Sie sich in Ihrem Video Call-Konto anmelden, zu der Klinik navigieren, in der der Gruppenanruf abgehalten wird, und den Gruppenraum jederzeit betreten. Bitte beachten Sie , dass Sie für Ihr Konto (das auch Zugang zu Gruppenräumen gewährt) einen Meetingraum-Zugang benötigen.
2. Sie werden gebeten, die Verwendung Ihrer Kamera und Ihres Mikrofons für diesen Anruf zuzulassen. Klicken Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf „Zulassen, um fortzufahren“, wie im Screenshot der Animation rechts gezeigt. Wenn die Schaltfläche „Zulassen“ nicht angezeigt wird, haben Sie möglicherweise Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon in Ihrem Browser blockiert. Klicken Sie auf „Hilfe anzeigen“ oder besuchen Sie diese Seite .
3. Weiter Sie werden aufgefordert, folgende Daten einzugeben: Vor-und Nachname Machen Sie ein Vorstellungsfoto, falls die Klinik dies verlangt Wenn Sie über ein bestehendes Videoanrufkonto verfügen, können Sie sich über die Schaltfläche „Anmelden“ unten auf der Seite anmelden. Klicken Sie auf „Weiter“ , um fortzufahren
4. Als Gast werden Sie in eine Anrufwarteschlange gestellt, bis die Person, die das Meeting initiiert hat, Sie zum Anruf zulässt. Sie können die Musik in der Anrufwarteschlange auf Wunsch selbst ändern.
5. Sobald Sie in den Gruppenraum aufgenommen wurden, nehmen Sie am Anruf teil.

Senden Sie eine E-Mail-Einladung zum Gruppenraum

Klicken Sie auf den Namen des Gruppenraums, in den Sie jemanden einladen möchten. Ihnen werden Optionen zum Teilen des Raumlinks und zum Einladen von Personen zu einem Gruppenraumanruf angezeigt: Link kopieren, Einladung senden und teilen. Klicken Sie auf Einladung senden
Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten. Sie können den Titel (Betreff) der E-Mail und bei Bedarf den E-Mail-Text bearbeiten. Klicken Sie auf „Senden“, um die Einladung zu versenden.
Wenn für die Gruppenräume in Ihrer Klinik E-Mail-Vorlagen erstellt wurden , wird Ihnen ein Dropdown-Feld für Einladungen angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und schon wird Ihre Einladungsvorlage angezeigt. Diese kann bei Bedarf vor dem Versenden bearbeitet werden. In diesem Beispiel wurde die Gruppeneinladung „Physiotherapie“ ausgewählt. Klicken Sie auf „Senden“ , um die Einladung zu versenden.
Wenn die Einladung für einen bestimmten Zeitpunkt gilt, können Sie sie planen, indem Sie unten links im Fenster auf „Ja“ klicken. Geben Sie die Details ein und klicken Sie dann auf „Senden“, um die Einladung zu versenden.
Sie sehen diesen Bildschirm. Fügen Sie die E-Mail-Adresse der Person hinzu und bearbeiten Sie bei Bedarf den Titel und den Nachrichtentext. In diesem Beispiel versenden wir eine Einladung ohne festen Zeitpunkt. Daher wird davon ausgegangen, dass die Einladung nach Erhalt eingeht. Klicken Sie auf „Senden“ , um die Einladung zu versenden. Wenn eingeladene Personen eintreffen, müssen Sie sie mithilfe des Call Managers in den Raum aufnehmen. Dann kann das Meeting beginnen.
Um die Besprechungseinladung zu einem geplanten Zeitpunkt zu versenden, klicken Sie unter „Soll eine Einladung zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet werden?“ auf „ Ja “. Daraufhin werden Planungsoptionen wie in diesem Beispiel angezeigt. Wählen Sie Datum, Uhrzeit und Dauer aus und klicken Sie dann auf „Senden“. Wenn eingeladene Personen eintreffen, müssen Sie sie in den Raum lassen und das Meeting kann beginnen.

Klicken Sie auf den Namen des Gruppenraums und wählen Sie „Teilen“, um weitere Optionen anzuzeigen.

Klicken Sie auf den Namen des Gruppenraums und dann auf Teilen
Ihnen werden verschiedene Optionen zum Einladen von Personen in den Gruppenraum angezeigt. Klicken Sie auf „Teilen über Link“. - Klicken Sie dann auf „Link kopieren“. Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert und Sie können ihn zu einer E-Mail, Messaging-App usw. hinzufügen, um einen Gast einzuladen. Klicken Sie auf „Einladung senden“ , um die Option zum Versenden des Links per E-Mail zu öffnen (Anweisungen siehe oben).
Starten per Button - Platzieren Sie einen individuellen Button beispielsweise in Ihrem Intranet, damit Teammitglieder von dort aus den Raum betreten können. Eventuell müssen Sie hierfür Ihre IT-Abteilung beauftragen.
In eine Seite einbetten – verwenden Sie den Einbettungscode, um einen Link zum Besprechungsraum einzubetten – möglicherweise muss dies Ihr Webmaster erledigen.

Informationen zum technischen Support für Gruppenanrufe

Topologie für Gruppenanrufe

Gruppenanrufe implementieren eine Hybridtopologie, um die Teilnehmergröße der Gruppenräume zu erreichen und gleichzeitig unsere erweiterten Anruffunktionen beizubehalten.

Diese Hybridtopologie verwendet:

• Eine Sterntopologie mit einem Medienserver (SFU) für die Übertragung von Audio- und Videomedien. Teilnehmer des Anrufs stellen eine einzelne WebRTC-Verbindung zum Medienserver her und veröffentlichen ihre Audio-/Videostreams, damit andere Teilnehmer sie nutzen können, und laden Audio-/Videodaten anderer Teilnehmer herunter.
• Eine Mesh-Topologie (P2P) zum Austausch von Anwendungsdaten (wie Ressourceninformationen, Dateiübertragung, Chat usw.). Jeder Teilnehmer stellt diese Verbindung zu jedem anderen Teilnehmer her, es werden jedoch keine Audio-/Videomedien gesendet.

Sicherheit

Gruppenanrufe behalten die hohen Sicherheitsstufen bei, die Healthdirect Video Call bereits verwendet. Gruppenräume verwenden mindestens eine AES-128-Bit-Verschlüsselung bis zu 256 Bit. Weitere Informationen zu Datenschutz und Sicherheit finden Sie hier .

Bandbreite

Für Healthdirect-Videoanruf-Gruppenräume lauten die empfohlenen Mindestanforderungen für einen Gruppenanruf wie folgt:

• Upload: Mindestens 350 kbps Upstream-Bandbreite zum Senden von Audio/Video
• Download: Mindestens 350 kbps Downstream-Bandbreite für jeden anderen Teilnehmer des Anrufs zum Empfangen von Audio/Video vom Medienserver gemäß der folgenden Formel:
  • Erforderliche Downstream-Bandbreite = (n-1) * 350 (wobei n die Anzahl der Teilnehmer am Anruf ist)
  • zB Downstream-Bandbreitenbedarf für einen Anruf mit 10 Teilnehmern
    • 9 * 350 kbit/s = 3150 kbit/s (~3,1 Mbit/s)

Bitte beachten Sie, dass durch das Hinzufügen von Inhalten, wie z. B. Teilen, für jeden Teilnehmer ein zusätzlicher Stream von 350 kbps hinzukommt.