Administrateurs de clinique - Création et gestion de salles de groupe

Les administrateurs de clinique peuvent créer et gérer des salles de groupe en fonction des besoins de leur clinique.

Les salles de groupe se trouvent dans la colonne LHS de la clinique, sous Salles de réunion. Aucune salle de groupe ne sera créée par défaut. Les administrateurs de la clinique verront le bouton Créer une nouvelle salle sous l'en-tête Salles de groupe dans la colonne LHS de la clinique.
Cliquer sur Créer une nouvelle salle fait apparaître cette boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez nommer la nouvelle salle de groupe. Cliquez ensuite sur Ajouter une salle de groupe pour créer la salle qui sera ensuite visible pour les membres de votre équipe ayant accès à la salle de groupe.

Administrateurs de clinique - création de modèles d'invitation pour les salles de groupe

Les administrateurs de la clinique peuvent créer des modèles de courrier électronique pour les salles de groupe de la clinique (les invitations par SMS ne sont pas disponibles pour les salles de groupe). Ceux-ci peuvent être créés pour répondre aux besoins de la clinique et seront disponibles aux prestataires de services de santé lorsqu'ils inviteront les participants à des appels de groupe. Si aucun modèle n'est créé, les invitations auront le texte par défaut (qui peut être modifié avant d'être envoyé aux destinataires).

Pour créer des modèles d'e-mails pour les salles de groupe :

Pour créer et modifier des modèles d'invitation pour la clinique, accédez à Configurer > Communication. Cliquez sur Modèles d'invitation puis cliquez sur  le bouton +Créer pour l'e-mail.

La boîte de création de modèle s'ouvrira Donnez un nom au modèle Choisissez Salle de groupe comme flux de travail (des invitations par e-mail peuvent également être créées pour d'autres invitations à des salles d'appel vidéo et des invitations à la zone d'attente) Ajouter un objet d'e-mail Tapez ou collez le message du modèle d'invitation et cliquez sur Créer lorsque vous avez terminé Vous pouvez créer jusqu'à cinq modèles de salles de groupe, selon les besoins de la clinique. Une fois créés, les modèles seront disponibles lorsque le personnel invitera des patients dans une salle de groupe.

Membre de l'équipe de la clinique : entrez dans une salle de groupe et invitez des invités

1. Dans la colonne LHS de la clinique, sous Salles de réunion, cliquez sur la flèche à droite de Salles de groupe pour afficher la liste déroulante des salles de groupe de votre clinique. Cliquez sur Entrée pour accéder à la salle de groupe souhaitée. Si aucune salle de groupe n'a été ajoutée par l'administrateur de votre clinique, vous ne verrez aucune salle disponible ici. Veuillez noter: S'il y a déjà des occupants dans une salle de groupe, vous verrez un numéro à droite du bouton Entrée de cette salle. Cela vous permet de savoir si une réunion est déjà en cours et si vous devez peut-être utiliser une autre salle de groupe, si disponible. S'il n'y a personne dans la pièce, le numéro affichera 0. Dans le deuxième exemple à droite, une personne se trouve déjà dans la salle de groupe (surlignée en rouge).
De plus, si un invité a été invité à une réunion, a cliqué sur le lien mais attend d'être accepté dans l'appel, le cercle à côté d' Entrée devient orange.
2. Vous entrerez dans la salle de groupe et verrez votre flux vidéo sur l’écran d’appel. Vous et tous les autres membres de l'équipe ayant accès à la salle de groupe pouvez entrer dans la salle de groupe à tout moment sans être invité et participer à un appel vidéo.
3. Pour inviter quelqu'un à un appel de groupe qui n'est pas membre de l'équipe de la clinique, cliquez sur le gestionnaire d'appels dans les icônes RHS du bas (surlignées dans un cadre rouge).
4. Cliquez ensuite soit : Copiez le lien pour envoyer le lien à la personne que vous souhaitez inviter, OU Invitez le participant à l'inviter dans la salle de groupe directement depuis le gestionnaire d'appels par e-mail ou SMS.
5. Lorsque des personnes invitées arrivent, vous les verrez sous En attente ou En attente et pourrez les accepter dans l'appel.

Favoriser une salle de groupe

Vous pouvez cliquer sur le bouton étoile à côté des salles de groupe disponibles dans votre clinique pour ajouter les salles fréquemment utilisées comme favorites. Cela affichera les salles de réunion préférées dans la section LHS de la zone d'attente sans avoir besoin d'utiliser le menu déroulant des salles de réunion pour y accéder et amènera également les favoris en haut de la liste dans le menu déroulant des salles de réunion. Comment ajouter une salle de groupe comme favori :

1. Dans le tableau de bord de la zone d'attente, cliquez sur Salles de groupe dans la colonne LHS. Ceci affiche une liste des salles de groupe disponibles dans la clinique.
2. Sélectionnez la salle de groupe que vous souhaitez ajouter comme favori et cliquez sur l' étoile à droite de cette salle de groupe. Dans cet exemple, les conférences de cas ont été ajoutées aux favoris et seront placées en haut de la liste.
3. Toutes les salles de groupe ajoutées comme favorites apparaîtront dans la colonne LHS sans qu'il soit nécessaire de cliquer sur la flèche pour accéder à la liste déroulante des salles de groupe.

Conception et expérience de l’écran d’appel

Les appels vidéo avec plusieurs participants ont une conception réactive pour les flux vidéo des participants, afin de garantir la meilleure présentation disponible pour la taille de l'écran de chaque appareil. S'il n'y a pas assez de participants pour remplir une grille soignée, ils s'afficheront proprement avec quelques espaces laissés disponibles. Les nouveaux participants arriveront toujours sur place en deuxième position en partant du bas à droite, ce qui signifie que les participants des autres rangées ne réorganiseront pas leur position.

Les appels de groupe forment une grille soignée au fur et à mesure que les personnes arrivent dans l'appel.

Chaque participant à l'appel aura une épingle lorsque vous survolerez son écran. Épingler un ou plusieurs participants affichera leur vidéo plus grande sur l'écran d'appel et réorganisera les autres participants pour votre vue. Dans cet exemple, d'autres participants se sont déplacés vers la gauche de l'écran d'appel. Si l'écran de l'appareil est plus large, les autres participants peuvent également se déplacer vers le bas de l'écran d'appel lorsque vous épinglez un ou plusieurs participants.

Fonctionnalité Call Manager dans l’appel

Les hôtes de réunions/consultations par appel de groupe ont accès au gestionnaire d'appels qui propose diverses options de gestion de l'appel, telles que la mise en attente d'un participant au cours de l'appel et le transfert vers une autre salle. Veuillez voir ci-dessous pour plus d'informations.

Lorsqu'un fournisseur de services de santé accède à un appel de salle de groupe dans sa clinique, il verra le bouton Gestionnaire d'appels en bas à droite de l'écran d'appel (image du haut). Cliquer sur le bouton Call Manager dans l'écran d'appel offre diverses options de gestion de l'appel, comme le montre cet exemple. Le gestionnaire d'appels affiche : Durée d'appel Tous les participants en attente d'être acceptés à l'appel Participants actuels (illustrés dans cet exemple) - avec des options pour gérer chaque participant à l'appel. Actions d'appel
Options de transfert Cliquer sur le bouton de transfert d'un participant vous permet de le transférer vers une salle de destination disponible dans la clinique.
Il peut s'agir d'une autre salle de groupe, d'une salle de réunion ou d'une salle d'utilisateurs. Sélectionnez parmi les options de chambre disponibles, confirmez et le participant sera transféré.
Le participant sera ensuite transféré vers la salle sélectionnée et attendra d'être accepté pour un appel dans cette salle. C’est ce qu’ils verront en attendant d’être vus.
Placer en attente vous permet de mettre le participant en attente pendant l'appel. Cette option placera le participant dans sa propre salle d'attente privée pendant l'appel en cours. Ils ne peuvent ni voir ni entendre les autres participants à l'appel. Vous pouvez donc avoir une discussion privée avec d'autres participants, si nécessaire. Ils apparaîtront sous En attente ou En attente dans le Gestionnaire d'appels. Vous pouvez ensuite les accepter à nouveau dans l'appel lorsque vous êtes prêt. Veuillez noter que vous entendrez un son d'alerte indiquant que quelqu'un attend d'être admis à l'appel. Ce son peut être coupé en cliquant sur « Occupé ? Coupez le son de cet appelant jusqu'à ce que vous soyez prêt.

Participer à un appel de salle de groupe en tant qu'invité

1. Si vous avez reçu une invitation par e-mail pour participer à un appel de groupe, cliquez simplement sur le bouton Démarrer l'appel dans l'e-mail. Si vous n'avez pas reçu d'invitation par courrier électronique, mais que vous êtes un membre de l'équipe de la clinique qui organise la réunion, vous pouvez vous connecter à votre compte d'appel vidéo, accéder à la clinique où a lieu l'appel de groupe et entrer dans la salle de groupe à tout moment. temps. Veuillez noter que vous avez besoin d'un accès à la salle de réunion pour votre compte (qui donne également accès aux salles de groupe).
2. Il vous sera demandé d'autoriser l'utilisation de votre caméra et de votre microphone pour cet appel. Cliquez sur Autoriser pour continuer en haut à gauche de votre écran, comme indiqué dans la capture d'écran de l'animation à droite. Si vous ne voyez pas le bouton Autoriser, vous avez peut-être bloqué votre caméra ou votre microphone dans votre navigateur. Cliquez sur afficher l'aide ou visitez cette page .
3. Suivant il vous sera demandé de saisir votre : Nom et prénom Prendre une photo pour vous présenter, si la clinique l'exige Si vous disposez d'un compte d'appel vidéo existant, vous pouvez vous connecter via le bouton de connexion en bas de la page. Cliquez sur Continuer pour continuer
4. En tant qu'invité, vous serez placé dans une file d'attente d'appels jusqu'à ce que la personne à l'origine de la réunion vous accepte. Vous pouvez modifier vous-même la musique de la file d'attente des appels, si vous le souhaitez.
5. Une fois que vous serez accepté dans la salle de groupe, vous rejoindrez l'appel.

Envoyer une invitation par e-mail à la salle de groupe

Cliquez sur le nom de la salle de groupe dans laquelle vous souhaitez inviter quelqu'un. Vous verrez des options pour partager le lien de la salle et inviter des personnes à un appel de salle de groupe : Copiez le lien, envoyez une invitation et partagez. Cliquez sur Envoyer une invitation
Saisissez l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter. Vous pouvez modifier le titre (objet) de l'e-mail et le corps de l'e-mail, si nécessaire. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation.
Si des modèles de courrier électronique ont été créés pour les salles de groupe de votre clinique , vous verrez une liste déroulante du champ Invitation. Sélectionnez le modèle souhaité et votre modèle d'invitation s'affichera. Celui-ci peut être modifié, si nécessaire, avant l'envoi. Dans cet exemple, l'invitation au groupe Physiothérapie a été sélectionnée. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation.
Si l'invitation concerne une heure particulière, vous pouvez la planifier en cliquant sur Oui en bas à gauche de la fenêtre. Entrez les détails, puis cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation.
Vous verrez cet écran. Ajoutez l'adresse e-mail de la personne et vous pourrez modifier le titre et le texte du message si vous le souhaitez. Dans cet exemple, nous envoyons une invitation sans heure particulière, cela suppose donc qu'ils viendront une fois qu'ils l'auront reçue. Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'invitation. Lorsque les personnes invitées arrivent, vous devrez les accepter dans la salle à l'aide du gestionnaire d'appels et la réunion pourra commencer.
Pour envoyer l'invitation à une réunion pour une heure programmée, cliquez sur Oui sous « Une invitation doit-elle être envoyée pour une heure particulière ». Cela affichera les options de planification comme indiqué dans cet exemple. Sélectionnez la date, l'heure et la durée , puis cliquez sur Envoyer. Lorsque les personnes invitées arriveront, vous devrez les accepter dans la salle et la réunion pourra commencer.

Cliquez sur le nom de la salle de groupe et sélectionnez Partager pour plus d'options

Cliquez sur le nom de la salle de groupe et cliquez sur Partager
Vous verrez différentes options pour inviter quelqu'un dans la salle de groupe. Cliquez sur Partager en utilisant le lien - puis cliquez sur Copier le lien, le lien est copié dans votre presse-papiers et vous pouvez l'ajouter à un e-mail, une application de messagerie, etc. pour inviter un invité. Cliquez sur Envoyer une invitation pour ouvrir l’option d’envoi du lien par courrier électronique (instructions indiquées ci-dessus).
Lancer à l'aide d'un bouton - Placez par exemple un bouton personnalisé sur votre intranet afin que les membres de l'équipe puissent entrer dans la salle à partir de là. Vous aurez peut-être besoin de votre service informatique pour le faire.
Intégrer dans une page - utilisez le code d'intégration pour intégrer un lien vers la salle de réunion - vous aurez peut-être besoin de votre webmaster pour le faire.

Informations sur le support technique des appels de groupe

Topologie d'appel de groupe

Les appels de groupe mettent en œuvre une topologie hybride pour atteindre l'échelle des participants des salles de groupe, tout en conservant nos fonctionnalités d'appel améliorées.

Cette topologie hybride utilise :

• Une topologie en étoile utilisant un serveur multimédia (SFU) pour le transfert de médias audio et vidéo. Les participants à l'appel établissent une connexion WebRTC unique au serveur multimédia, publient leurs flux audio/vidéo pour que les autres participants puissent les consommer, et téléchargent l'audio/vidéo des autres participants.
• Une topologie maillée (P2P) pour l'échange de données d'application (telles que des informations sur les ressources/le transfert de fichiers/le chat/etc). Chaque participant crée cette connexion entre eux, mais aucun média audio/vidéo n'est envoyé.

Sécurité

Les appels de groupe maintiennent les niveaux de sécurité élevés que Healthdirect Video Call utilise déjà. Les salles de groupe utilisent un minimum de cryptage AES 128 bits jusqu'à 256 bits. Pour plus d'informations sur la confidentialité et la sécurité, cliquez ici .

Bande passante

Pour les salles de groupe d’appel vidéo Healthdirect, les exigences minimales recommandées pour un appel de groupe sont les suivantes :

• Téléchargement : une bande passante montante minimale de 350 kbit/s pour l'envoi d'audio/vidéo
• Téléchargement : une bande passante descendante minimale de 350 kbit/s pour chaque autre participant à l'appel pour recevoir l'audio/vidéo du serveur multimédia, en utilisant la formule suivante :
  • Bande passante aval requise = (n-1) * 350 (où n est le nombre de participants à l'appel)
  • Par exemple, exigences de bande passante en aval pour un appel pour 10 participants
    • 9 * 350 kbit/s = 3 150 kbit/s (~3,1 Mbit/s)

Veuillez noter que l'ajout de contenu tel que le partage ajoutera un flux supplémentaire de 350 kbps pour chaque participant.