Dolmetscherdienste und Arbeitsabläufe
Das Einladen und Hinzufügen eines Dolmetschers zu einem Videoanruf kann an die Bedürfnisse der Klinik angepasst werden
Wenn Sie bei Videoanruf-Beratungen Dolmetscher einsetzen, können Sie sich beim Videoanruf flexibel an den Arbeitsablauf anpassen, der am besten zu Ihrer/n Klinik(en) passt.
Was den Einsatz von Dolmetschern oder eines Dolmetscherdienstes betrifft, muss Ihre Organisation eigene Prozesse entwickeln, um einen effizienten und effektiven Arbeitsablauf für Ihre Kliniken zu gewährleisten. Es hängt davon ab, was für Ihren Gesundheitsdienst und Ihre Patienten am besten funktioniert. Diese Seite bietet einige Vorschläge und Richtlinien basierend auf den Prozessen, die mehrere Gesundheitsorganisationen in ihre klinischen Telemedizin-Arbeitsabläufe integriert haben.
Nutzung eines Dolmetscherdienstes
Ihre Organisation nutzt möglicherweise regelmäßig einen Dolmetscherdienst oder Sie verfügen über interne Dolmetscher, mit denen Sie Prozesse für Buchungen oder Dolmetscher auf Abruf entwickeln können. Wenn Dolmetscher in den Wartebereich der Klinik kommen müssen, damit sie vom Gesundheitsdienstleister zum Anruf hinzugefügt werden können, können Sie ihnen die Links zum erforderlichen Wartebereich der Klinik zur Verfügung stellen. Dolmetscher müssen wissen, welche Informationen Sie von ihnen verlangen, wenn sie einen Videoanruf starten, um in den Wartebereich zu gelangen, damit sie leicht zu identifizieren sind. Dolmetscher müssen auch darin geschult werden, wie sie sich auf einen Videoanruf vorbereiten und daran teilnehmen können.
Wenn Sie einen der folgenden Dolmetscherdienste nutzen oder nutzen möchten, klicken Sie für weitere Informationen bitte auf die Überschrift:
TIS National (Übersetzungs- und Dolmetscherdienst)
Das Innenministerium hat Dolmetschern, die für den Übersetzungs- und Dolmetscherdienst (TIS National) arbeiten, die Teilnahme an Videokonsultationen ermöglicht. TIS National unterstützt Patienten, deren Muttersprache nicht Englisch ist. Healthdirect Australia arbeitete mit South Brisbane PHN, dem Refugee Health Network und TIS National zusammen, um die Videofunktion für die 2000 TIS-Übersetzer zu ermöglichen, die an Gesundheitskonsultationen beteiligt sind. Ärzte, die über Medicare abrechnen, und NGOs können kostenlos auf TIS-Dolmetscher zugreifen, indem sie sich als TIS National-Kunde registrieren .
Wenn TIS-Dolmetscher gebucht werden, benötigen sie den Link zum Wartebereich der Klinik – den Link, den Sie den Patienten zu ihren Terminen schicken. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für Informationen, die Sie bei der Buchung des Dolmetschers angeben können:
Der Dolmetscher klickt kurz vor dem Termin auf den Link der Person, für die er dolmetschen wird, und gibt deren Daten ein. Dolmetscher sollten nicht einfach nur ihren Namen oder den Namen des Kunden eingeben. Wir empfehlen vielmehr, dass sie etwa wie folgt vorgehen, damit sie im Wartebereich leicht identifiziert werden können:
- Klicken Sie 5 Minuten vor der Buchungszeit auf den Kliniklink
- Im ersten Namensfeld geben Sie „Interpreter“ ein.
- Geben Sie im zweiten Namensfeld „[ihren Namen] für ‚Patientenname]“ ein – z. B. „Jude Cobb für Sue Smith“.
- Geben Sie ihre Telefonnummer ein
- Klicken Sie auf „Weiter“, um zum Wartebereich zu gelangen.
Der Gesundheitsdienstleister findet den Dolmetscher, nimmt am Gespräch teil und fügt den Patienten anschließend aus dem Wartebereich zum Gespräch hinzu .
Beispiele für Dolmetscher auf Abruf
Es gibt Beispiele wie die unten beschriebene 2M Lingo™ -App, die mit Videoanrufen funktioniert.
Um die 2M Language Services-App in Ihrer/n Klinik(en) verwenden zu können, muss Ihr Dienst über ein bestehendes Konto bei 2M verfügen, das den Anforderungen der Klinik entspricht. Als Nächstes kann Ihr Klinikadministrator oder Telemedizinmanager die 2M Lingo™ -App mithilfe unseres Anforderungsformulars auf dieser Seite anfordern. Sobald Sie die App zu Ihrer Klinik hinzugefügt haben, wird Gesundheitsdienstleistern eine Option angezeigt, bei Bedarf einen On-Demand-Dolmetscher zu ihrem aktuellen Videoanruf hinzuzufügen.
Sobald Ihr Klinikadministrator die 2M Lingo™-App angefordert und sie in Ihrer Klinik aktiviert hat, befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um einen On-Demand-Dolmetscher zu einem Videoanruf einzuladen:
| Klinikadministratoren können überprüfen, ob die 2M Lingo™ -App in ihrer Klinik aktiviert ist, indem sie in der linken Spalte des Wartebereich-Dashboards auf „Apps“ klicken und in der Liste der installierten Apps nachsehen. |  |
| Der Gesundheitsdienstleister nimmt per Videoanruf mit seinem Patienten oder Klienten teil und benötigt dafür einen Dolmetscher. |  |
| Im Videoanruf-Bildschirm klickt der Gesundheitsdienstleister dann auf das 2M lingo™-Logo, um die App zu öffnen (rot hervorgehoben). |  |
| Melden Sie sich mit dem entsprechenden Benutzernamen und Passwort bei 2M an. Sobald Sie sich angemeldet haben, werden diese Angaben für die zukünftige Verwendung gespeichert. |  |
| Wählen Sie anschließend das Geschlecht des Dolmetschers (optional auch „keine Präferenz“ möglich) und die gewünschte Sprache aus. |  |
| Die App verbindet Sie nun auf Grundlage Ihrer Auswahl mit einem geeigneten Dolmetscher. Sobald der Dolmetscher auf den Einladungslink klickt, nimmt er als Teilnehmer am aktuellen Videoanruf teil. |
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Anwendung „Video Call Services on Demand“
Mit der Anwendung „Services on Demand“ können Gesundheitsdienstleister einen On-Demand-Dienst über den Anrufbildschirm ihres aktuellen Videoanrufs anfordern. Beispielsweise könnte ein Arzt während eines Anrufs mit einem Patienten oder Klienten, dessen Muttersprache nicht Englisch ist, einen On-Demand-Dolmetscher anfordern.
Klicken Sie hier , um detaillierte Informationen zur Services on Demand-Anwendung zu erhalten.
Szenarien und Funktionalität
Klicken Sie bitte auf die verschiedenen Szenarien unten, um mehr über die verfügbaren Arbeitsabläufe zu erfahren.
Identifizierung des Dolmetschers im Wartebereich der Klinik
Wenn der Dolmetscher im Wartebereich der Klinik eintrifft, um zum Videoanruf hinzugefügt zu werden, können Sie mit dem Dolmetscherdienst die Informationen festlegen, die er zu Beginn des Anrufs bereitstellen muss. Es ist hilfreich, wenn er den Namen des Dolmetschers, den Namen des Patienten und die Sprache angibt, in die er dolmetschen wird, sowie seine Telefonnummer. Auf diese Weise kann der Gesundheitsdienstleister deutlich erkennen, wer er ist, und weiß, zu welchem Anruf des Patienten er ihn hinzufügen muss. Es gibt mehrere Möglichkeiten, dies mithilfe der Eingabefelder für den Anrufer zu tun, wenn er einen Videoanruf startet:
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Option 1 Videoanruf starten: Im Feld „Vorname“ des Dolmetschers sind sein vollständiger Name und seine Sprache angegeben. Der zweite Name ist der vollständige Name des Patienten. Alle Informationen werden im Wartebereich unter „Anrufer“ angezeigt. |
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| So werden die Informationen zum Dolmetscher im Wartebereich der Klinik angezeigt. In diesem Beispiel lautet der Name des Patienten, der den Dolmetscher benötigt, John Longo. |
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Option 2 Der Klinikadministrator konfiguriert zusätzliche Anrufereingabefelder in der Dolmetscherklinik. In diesem Beispiel sind die zusätzlichen Felder:
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| Die zusätzlichen Anrufereingabefelder können in den Spalten des Wartebereichs angezeigt werden, wenn sie vom Klinikadministrator als standardmäßig sichtbar festgelegt wurden . Die angezeigten Spalten können Sie, sofern sie in der Standardansicht nicht bereits festgelegt sind, über das Stift-Symbol bearbeiten. Sie können diese Anruferinformationen auch finden, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben der Anruferkarte gehen und „Aktivität“ auswählen. |
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Dolmetscher und Patient im selben Warteraum
Der Arzt nimmt über das Dashboard am Anruf mit dem Patienten teil und fügt den Dolmetscher zum Anruf hinzu (oder umgekehrt). In einem Workflow, bei dem Dolmetscher und Arzt zuerst teilnehmen, würde der Arzt zuerst den Dolmetscher zum Anruf hinzufügen und dann den Patienten zum Anruf hinzufügen – so wie Sie normalerweise einen Teilnehmer hinzufügen würden . Der Anruf wird dann mit 3 Teilnehmern fortgesetzt. 
Der Dolmetscher kommt in einen speziellen Wartebereich für Dolmetscher
Einige Organisationen möchten möglicherweise einen speziellen Wartebereich für Dolmetscher einrichten. In diesem Fall überprüft ein bestimmtes Teammitglied mit Zugang zur Dolmetscherklinik die Angaben zum Dolmetscher und leitet den Anruf an den Wartebereich weiter, wo der Patient untersucht wird. Sie können einen Anruf weiterleiten , ohne dem Anruf beizutreten (kalt) oder nachdem Sie dem Anruf beigetreten sind (warm).
| Kalte Übertragung: In diesem Beispiel ist der Dolmetscher bei Acme Inter angekommen. Überprüfen Sie die eingegebenen Dolmetscherdetails und klicken Sie auf „ Übertragen“. |  |
| Wählen Sie im Weiterleitungsfenster die Klinik aus, an die Sie den Anruf weiterleiten möchten – also die Klinik, in der der Patient behandelt wird – und klicken Sie auf Weiterleiten . Nach der Weiterleitung kommt der Dolmetscher in den neuen Wartebereich. Hinweis: Für eine Verlegung stehen Ihnen nur die Wartebereiche der Klinik zur Verfügung, denen Sie angehören (als Teammitglied oder Überweiser). |
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| Warm Transfer: Nehmen Sie am Gespräch mit dem Dolmetscher teil und melden Sie sich bei ihm. |  |
| Klicken Sie unten rechts auf dem Anrufbildschirm auf „Anrufmanager“ und dann auf „Anruf weiterleiten“, um den Anruf weiterzuleiten. |
 
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| Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der verfügbaren Kliniken die Klinik aus , an die Sie den Anruf weiterleiten möchten (in dieser Liste werden Ihnen nur Kliniken angezeigt, zu denen Sie als Teammitglied oder Serviceverweiser Zugriff haben). Bestätigen Sie anschließend die Überweisung. |
  
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| Nachdem der Anruf weitergeleitet wurde, verlässt das Teammitglied, das die Weiterleitung durchgeführt hat, den Anruf, indem es auf die Schaltfläche „Auflegen“ klickt und „Anruf verlassen“ auswählt. Der Dolmetscher wird in den neuen Wartebereich gestellt, wo er je nach gewünschtem Arbeitsablauf vom Arzt hinzugezogen oder in das Gespräch mit Patient und Arzt einbezogen werden kann. |
 
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Nehmen Sie am Gespräch mit beiden teil und lassen Sie sich für den Arzt in die Warteschleife legen
Wenn der Dolmetscher und der Patient im selben Wartebereich warten und Sie sie zu einem Anruf zusammenführen möchten, dem der Arzt zum Zeitpunkt des Termins beitreten kann, können Sie diesem Workflow folgen. Ein bestimmtes Teammitglied nimmt zusammen mit dem Dolmetscher am Anruf teil und fügt dann den Patienten zum Anruf hinzu – oder nimmt je nach Workflow zuerst den Patienten hinzu. Das Teammitglied verlässt dann den Anruf und legt Patient und Dolmetscher gemeinsam in die Warteschleife.
| Nehmen Sie gemeinsam mit dem Dolmetscher an dem Anruf teil und fügen Sie den Patienten dann wie gewohnt zum Anruf hinzu . Sie können den Patienten bei Bedarf zuerst hinzufügen. Wenn Sie jedoch zuerst den Dolmetscher hinzufügen, kann dies dazu beitragen, dass der Patient von Anfang an einfacher mit Ihnen kommunizieren kann. |
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| Sobald Dolmetscher und Patient gemeinsam telefonieren, verlassen Sie das Gespräch, indem Sie auf die Schaltfläche „Auflegen“ klicken und „Anruf verlassen“ auswählen. Dadurch werden sie gemeinsam in die Warteschleife gelegt, bis der Arzt hinzukommt, wenn er bereit ist. Auf diese Weise nimmt der Arzt gleichzeitig am Gespräch mit beiden Teilnehmern teil. Bitte beachten: In diesem Szenario können die beiden Teilnehmer einander sehen und hören, während sie darauf warten, dass der Arzt hinzukommt. |
 
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Laden Sie den Dolmetscher zum aktuellen Patientengespräch ein
Wenn Sie mit einem Patienten telefonieren, der einen Dolmetscher benötigt, können Sie mit dem Call Manager einen Teilnehmer per E-Mail oder SMS zum aktuellen Gespräch einladen. Bitte beachten Sie: Für diesen Workflow benötigen Sie die Kontaktdaten des Dolmetschers.
| Klicken Sie im Anrufbildschirm auf „Anruf-Manager“ und dann auf „Teilnehmer einladen“. |
 
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| Wählen Sie aus, ob Sie sie per E-Mail oder SMS einladen möchten, geben Sie ihren Namen und entweder ihre E-Mail-Adresse oder Mobiltelefonnummer ein und klicken Sie dann auf „Einladen“ . Wenn der Dolmetscher auf den Einladungslink klickt, gelangt er direkt in das aktuelle sichere Gespräch (ohne den Wartebereich nutzen zu müssen). |
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Erstellen Sie einen zugänglichen, vorab ausgefüllten Link für den einfachen Zugriff auf den Wartebereich
Zugängliche, vorab ausgefüllte Links ermöglichen einem Dolmetscher den einfachen Zugriff auf den erforderlichen Wartebereich der Videoanruf-Klinik. Wenn Sie Dolmetschern einen Link zur Verfügung stellen, der bereits mit den erforderlichen Informationen ausgefüllt ist, können Sie sich leichter durch den Prozess navigieren. Die für den zugänglichen Link angeforderten Informationen umfassen den Namen der Person, die Telefonnummer (falls in der Klinik angefordert) und alle anderen konfigurierten Eingabefelder für die Klinik.
Der Klinikadministrator kann die erforderlichen Eingabefelder für die Klinik erstellen, wie z. B. Patientenname und Sprache für Anrufer der Klinik. Denken Sie daran, dass diese Felder für alle Anrufer in der Klinik angezeigt werden, unabhängig davon, ob sie über einen zugänglichen Link verfügen oder nicht. Sie können sie also als optionale Felder erstellen oder eine klinikspezifische Dolmetscherfunktion verwenden und den Dolmetscher dann wie oben beschrieben an die erforderliche Klinik weiterleiten.
Mit unserem barrierefreien Link-Creator können Sie schnell und einfach patienten- und gastspezifische, voreingestellte Links zum gewünschten Wartebereich erstellen.
Dies kann, je nach vereinbartem Arbeitsablauf, durch die Buchung des Dolmetschers durch den Gesundheitsdienst oder durch den Dolmetscherdienst erfolgen.