Tolkendiensten en workflows
Het uitnodigen en toevoegen van een tolk aan een videogesprek kan worden aangepast aan de behoeften van de kliniek
Als u bij videogesprekconsulten gebruikmaakt van tolken, kunt u met Videogesprek flexibel de workflow aanpassen die het beste bij uw kliniek(en) past.
Wat betreft de inzet van tolken of een tolkendienst, zal uw organisatie eigen processen moeten ontwikkelen om de workflow voor uw klinieken efficiënt en effectief te maken. Het hangt ervan af wat het beste werkt voor uw zorginstelling en uw patiënten. Deze pagina biedt enkele suggesties en richtlijnen gebaseerd op de processen die verschillende zorginstellingen hebben geïntegreerd in hun klinische workflows voor telezorg.
Gebruik maken van een tolkendienst
Uw organisatie maakt mogelijk regelmatig gebruik van tolkendiensten of u heeft tolken in dienst. U kunt met hen samenwerken om procedures te ontwikkelen voor het boeken van tolken of tolken op afroep. Als tolken naar de wachtruimte van de kliniek moeten komen, zodat ze door de zorgverlener aan het gesprek kunnen worden toegevoegd, kunt u hen de links naar de gewenste wachtruimte van de kliniek verstrekken. Tolken moeten weten welke informatie u van hen wilt ontvangen wanneer ze een videogesprek starten om in de wachtruimte te arriveren, zodat ze gemakkelijk herkenbaar zijn. Tolken moeten ook getraind worden in het voorbereiden op en deelnemen aan een videogesprek.
Opties voor het toevoegen van een tolk aan een videogesprek
- Stuur de link naar de kliniek naar een tolk en voeg hem of haar toe aan het gesprek vanuit de wachtruimte.
- Nodig een tolk rechtstreeks uit voor uw huidige videogesprek met behulp van de Call Manager .
- Met de Services on Demand -app kunt u direct vanuit het oproepscherm een tolk op aanvraag aanvragen.
- Als de optie 'Bel een telefoon' is ingeschakeld in uw kliniek, kunt u via het oproepscherm een telefoontolk aan het gesprek toevoegen.
Als u gebruik wilt maken van een van de volgende tolkendiensten, klikt u op de kop voor meer informatie:
TIS Nationaal (Vertalings- en Tolkendienst)
Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft tolken die werken voor de Translating and Interpreting Service (TIS National) de mogelijkheid gegeven om deel te nemen aan videoconsulten. TIS National ondersteunt patiënten voor wie Engels niet hun moedertaal is. Healthdirect Australia heeft samengewerkt met South Brisbane PHN, het Refugee Health Network en TIS National om de videofunctionaliteit te verbeteren voor de 2000 TIS-vertalers die betrokken zijn bij gezondheidsconsulten. Artsen die via Medicare factureren en ngo's kunnen gratis gebruikmaken van TIS-tolken door zich te registreren als cliënt van TIS National .
Wanneer u TIS-tolken boekt, hebben ze de link naar de wachtruimte van de kliniek nodig - de link die u naar patiënten stuurt voor hun afspraak. Hieronder vindt u een voorbeeld van informatie die u kunt opgeven bij het boeken van de tolk:
De tolk klikt vlak voor de afspraaktijd op de link van de persoon voor wie hij/zij gaat tolken en vult zijn/haar gegevens in. Tolken moeten niet alleen hun naam of de naam van de cliënt invoeren, maar we raden aan om het onderstaande proces te volgen, zodat ze gemakkelijk te herkennen zijn in de wachtruimte:
- Klik 5 minuten voor de boekingstijd op de link naar de kliniek
- In het eerste veld Naam typt u 'Interpreter'
- Voer in het veld voor de tweede naam '[hun naam] in voor 'patiëntnaam]' - bijvoorbeeld 'Jude Cobb voor Sue Smith'
- Voer hun telefoonnummer in
- Klik op 'Doorgaan' om in de wachtruimte te komen.
De zorgverlener zoekt de tolk, neemt deel aan het gesprek en voegt vervolgens de patiënt vanuit de wachtruimte toe aan het gesprek .
Voorbeelden van tolken op aanvraag
Er zijn voorbeelden, zoals de hieronder beschreven 2M lingo™ -app, die met videogesprekken kunnen werken.
Om de 2M Language Services-app in uw kliniek(en) te kunnen gebruiken, moet uw dienst een bestaand 2M-account hebben, dat is ingesteld op de behoeften van de kliniek. Vervolgens kan uw kliniekbeheerder of telezorgmanager de 2M Lingo™ -app aanvragen via ons aanvraagformulier op deze pagina. Zodra u de app aan uw kliniek hebt toegevoegd, zien zorgverleners de mogelijkheid om, indien nodig, een tolk op aanvraag toe te voegen aan hun huidige videogesprek.
Nadat uw kliniekbeheerder de 2M lingo™-app heeft aangevraagd en deze in uw kliniek is geactiveerd, volgt u de onderstaande stappen om een tolk op aanvraag uit te nodigen voor een videogesprek:
| Kliniekbeheerders kunnen controleren of de 2M lingo™ -app is geactiveerd in hun kliniek door op Apps te klikken in de linkerkolom van het Waiting Area Dashboard en te kijken onder de lijst met geïnstalleerde apps. |  |
| De zorgverlener neemt deel aan het videogesprek met de patiënt of cliënt die een tolk nodig heeft. |  |
| In het scherm Videogesprek klikt de zorgverlener vervolgens op het 2M lingo™-logo om de app te openen (gemarkeerd in rood). |  |
| Meld u aan bij 2M met de juiste gebruikersnaam en wachtwoord. Zodra u zich aanmeldt, worden deze gegevens onthouden voor toekomstig gebruik. |  |
| Selecteer vervolgens het geslacht van de tolk (u kunt ook aangeven dat u geen voorkeur hebt) en de gewenste taal. |  |
| De app verbindt u nu met een tolk die geschikt is voor uw keuze. Zodra de tolk op de uitnodigingslink klikt, wordt hij/zij als deelnemer aan het huidige videogesprek toegevoegd. |
 |
Toepassing voor videogesprekdiensten op aanvraag
Met de applicatie Services on Demand kunnen zorgverleners een on-demand dienst aanvragen via het gespreksscherm in hun huidige videogesprek . Een arts kan bijvoorbeeld een tolk op aanvraag aanvragen tijdens een gesprek met een patiënt of cliënt met een niet-Engelstalige achtergrond.
Klik hier voor gedetailleerde informatie over de Services on Demand-applicatie.
Scenario's en functionaliteit
Klik op de verschillende scenario's hieronder voor meer informatie over de beschikbare workflows.
Identificatie van de tolk in de wachtruimte van de kliniek
Als de tolk in de wachtruimte van de kliniek arriveert om aan het videogesprek te worden toegevoegd, kunt u bij de tolkendienst aangeven welke informatie u van hen wilt ontvangen bij het starten van het gesprek. Het is handig als ze de naam van de tolk, de naam van de patiënt, de taal waarin getolkt wordt en hun telefoonnummer opgeven. Zo kan de zorgverlener duidelijk zien wie ze zijn en aan welke patiënt ze moeten worden toegevoegd. Er zijn verschillende manieren om dit te doen met behulp van de invoervelden voor de beller bij het starten van een videogesprek:
|
Optie 1 Videogesprek starten: In het veld 'Voornaam tolk' staan de volledige naam en taal van de tolk. De achternaam is de volledige naam van de patiënt. Alle informatie is zichtbaar in de wachtruimte onder 'Beller'. |
 |
| Zo ziet de tolkinformatie eruit in de wachtruimte van de kliniek. In dit voorbeeld is de naam van de patiënt die een tolk nodig heeft John Longo. |
 |
|
Optie 2 De kliniekbeheerder configureert extra invoervelden voor bellers in de tolkenkliniek. In dit voorbeeld zijn de extra velden:
|
 |
| De extra invoervelden voor bellers zijn zichtbaar in de kolommen van de wachtruimte, als de beheerder van de kliniek deze standaard als zichtbaar heeft ingesteld . Als ze niet zijn ingesteld in de standaardweergave, kunt u de kolommen die u bekijkt, bewerken met het penpictogram. U kunt deze bellergegevens ook vinden door naar de 3 puntjes rechts van de bellerkaart te gaan en Activiteit te selecteren. |
   |
Tolk en patiënt in dezelfde wachtruimte
De clinicus neemt deel aan het gesprek met de patiënt en voegt de tolk toe aan het gesprek (of andersom) via het dashboard. In een workflow waarbij eerst de tolk en de clinicus deelnemen, voegt de clinicus eerst de tolk toe en voegt vervolgens de patiënt toe aan het gesprek - zoals u normaal gesproken een deelnemer zou toevoegen . Het gesprek gaat dan verder met 3 deelnemers. 
Tolk arriveert in specifieke tolkenwachtruimte
Sommige organisaties willen mogelijk een specifieke wachtruimte voor tolken inrichten. In dat geval controleert een aangewezen teamlid met toegang tot de tolkenkliniek de gegevens van de tolk en verbindt het gesprek door naar de wachtruimte waar de patiënt zal worden gezien. U kunt een gesprek doorverbinden zonder deel te nemen aan het gesprek (koud) of nadat u deelneemt aan het gesprek (warm).
| Koude overdracht: in dit voorbeeld is de tolk aangekomen bij Acme Inter. Controleer de ingevoerde tolkgegevens en klik op Overdragen. |  |
| Selecteer in het doorverbindvenster de kliniek waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden (de kliniek waar de patiënt gezien zal worden) en klik op Doorverbinden . Zodra de tolk is doorverbonden, arriveert hij in de nieuwe wachtruimte. Let op: U kunt alleen doorverwezen worden naar de wachtruimtes van de kliniek waar u lid van bent (als teamlid of verwijzer). |
 |
| Warme overdracht: neem deel aan het gesprek met de tolk en informeer hoe het met hem of haar gaat. |  |
| Klik rechtsonder in het gesprekscherm op Gespreksbeheer en klik vervolgens op Gesprek doorverbinden om de persoon binnen het gesprek door te verbinden. |
 
|
| Selecteer in de vervolgkeuzelijst met beschikbare klinieken de kliniek waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden (in deze lijst ziet u alleen klinieken waartoe u toegang hebt, als teamlid of als serviceverwijzer). Bevestig vervolgens de overdracht. |
  
|
| Nadat het gesprek is doorverbonden, verlaat het teamlid dat het gesprek heeft doorverbonden het gesprek door op de knop Ophangen te klikken en Gesprek verlaten te selecteren. De tolk wordt in de wacht gezet in de nieuwe wachtruimte en kan vervolgens worden bijgestaan door de clinicus. Ook kan hij of zij aan het gesprek met de patiënt en de clinicus worden toegevoegd, afhankelijk van de gewenste workflow. |
 
|
Neem met beide personen deel aan het gesprek en zet het in de wacht voor de clinicus
Als de tolk en de patiënt in dezelfde wachtruimte wachten en u wilt ze samen in een gesprek betrekken zodat de arts op het tijdstip van de afspraak kan deelnemen, kunt u deze workflow volgen. Een aangewezen teamlid neemt deel aan het gesprek met de tolk en voegt vervolgens de patiënt toe aan het gesprek - of voegt de patiënt eerst toe, afhankelijk van uw workflow. Het teamlid verlaat vervolgens het gesprek en zet de patiënt en de tolk samen in de wacht.
| Neem deel aan het gesprek met de tolk en voeg vervolgens de patiënt toe aan het gesprek, zoals u dat normaal gesproken met een deelnemer zou doen . U kunt de patiënt eventueel eerst toevoegen, maar als u eerst de tolk toevoegt, kan het zijn dat de patiënt vanaf het begin gemakkelijker met u kan communiceren. |
 |
|
Zodra de tolk en de patiënt samen aan het gesprek deelnemen, kunt u het gesprek verlaten door op de knop Ophangen te klikken en Gesprek verlaten te selecteren.
Let op: in dit scenario kunnen de twee deelnemers elkaar zien en horen terwijl ze wachten tot de clinicus zich bij hen voegt. |
|
Nodig de tolk uit voor het huidige patiëntengesprek
Wanneer u in gesprek bent met een patiënt die een tolk nodig heeft, kunt u Call Manager gebruiken om een deelnemer via e-mail of sms uit te nodigen voor het huidige gesprek. Let op: u hebt de contactgegevens van de tolk nodig voor deze workflow.
| Klik in het gesprekscherm op Gespreksbeheerder en vervolgens op Deelnemer uitnodigen. |
 
|
| Geef aan of u ze via e-mail of sms wilt uitnodigen, vul hun naam en het e-mailadres of mobiele nummer in en klik op Uitnodigen . Wanneer de tolk op de uitnodigingslink klikt, komt hij/zij direct in het huidige beveiligde gesprek terecht (zonder dat hij/zij eerst via de wachtruimte hoeft binnen te komen). |
 |
Maak een toegankelijke, vooraf ingevulde link voor gemakkelijke toegang tot de wachtruimte
Toegankelijke, vooraf ingevulde links geven een tolk eenvoudig toegang tot de wachtruimte van de vereiste videogesprekkliniek. Door tolken een link te bieden die vooraf is ingevuld met de vereiste informatie, wordt het proces eenvoudiger. De gevraagde informatie voor de toegankelijke link omvat de naam van de persoon, het telefoonnummer (indien gevraagd in de kliniek) en alle andere geconfigureerde invoervelden voor de kliniek.
De kliniekbeheerder kan de vereiste invoervelden voor de kliniek aanmaken, zoals Patiëntnaam en Taal, voor bellers naar de kliniek. Houd er rekening mee dat deze velden voor alle bellers in de kliniek zichtbaar zijn, ongeacht of ze een toegankelijke link hebben of niet. Ze kunnen dus als optionele velden worden aangemaakt, of u kunt een tolkspecifieke kliniek gebruiken en de tolk vervolgens doorverbinden naar de gewenste kliniek, zoals hierboven beschreven.
Met onze gebruiksvriendelijke linkgenerator kunt u snel en eenvoudig patiënt- en gastspecifieke, vooraf ingevulde links naar de gewenste wachtruimte maken.
Dit kan worden gedaan door de gezondheidszorg die een tolk reserveert of door de tolkendienst zelf, afhankelijk van de afgesproken workflow.