Tolktjänster och arbetsflöden
Att bjuda in och lägga till en tolk till ett videosamtal kan skräddarsys för att passa klinikens behov.
Om du använder tolkar vid videosamtal är videosamtal flexibelt vad gäller det arbetsflöde som bäst passar din/dina kliniker.
När det gäller att använda tolkar eller tolktjänster behöver er organisation utveckla sina egna processer för att göra det till ett effektivt och ändamålsenligt arbetsflöde för era kliniker. Det beror på vad som fungerar bäst för er hälso- och sjukvård och era patienter. Den här sidan erbjuder några förslag och riktlinjer baserade på de processer som flera hälsoorganisationer har införlivat i sina kliniska arbetsflöden för telehälsa.
Använda en tolktjänst
Er organisation kan använda tolktjänster regelbundet, eller så kan ni ha interna tolkar, och ni kan samarbeta med dem för att utveckla processer för bokningar eller tolkar på begäran. Om tolkar behöver komma till klinikens väntrum så att de kan läggas till i samtalet av vårdgivaren, kan ni förse dem med länkar till önskat väntrum. Tolkar behöver veta vilken information ni vill att de ska ge när de startar ett videosamtal för att komma fram till väntrummet, så att de lätt kan identifieras. Tolkar behöver också utbildning i hur de förbereder sig för och deltar i ett videosamtal.
Alternativ för att lägga till en tolk i ett videosamtal
- Skicka kliniklänken till en tolk och lägg till dem i samtalet från väntrummet.
- Bjud in en tolk direkt till ditt aktuella videosamtal med hjälp av samtalshanteraren .
- Använd appen Tjänster på begäran för att begära en tolk på begäran inifrån samtalsskärmen.
- Om det är aktiverat på din klinik, Ring ett telefonnummer från samtalsskärmen för att lägga till en telefontolk till samtalet.
Om du använder, eller vill använda, någon av följande tolktjänster, vänligen klicka på rubriken för mer information:
TIS National (Översättnings- och tolkningstjänst)
Inrikesdepartementet har gjort det möjligt för tolkar som arbetar för översättnings- och tolkningstjänsten (TIS National) att delta i videokonsultationer. TIS National hjälper patienter för vilka engelska inte är ett modersmål. Healthdirect Australia samarbetade med South Brisbane PHN, Refugee Health Network och TIS National för att driva på möjligheten att aktivera videofunktioner för de 2000 TIS-översättare som är involverade i hälsokonsultationer. Läkare som fakturerar via Medicare och icke-statliga organisationer kan få tillgång till TIS-tolkar utan kostnad genom att registrera sig för att bli TIS National-klient .
När TIS-tolkar bokas behöver de länken till klinikens väntrum – den du skickar till patienterna inför deras möten. Nedan följer ett exempel på information du kan inkludera när du bokar tolken:
Tolken klickar på länken precis innan den bokade tiden för den person de ska tolka för och fyller i sina uppgifter. Tolkar bör inte bara fylla i sitt namn eller klientens namn, utan vi föreslår att de gör något liknande processen nedan så att de lätt kan identifieras i väntrummet:
- Klicka på länken till kliniken 5 minuter före bokningstid
- I fältet för förnamn anger du 'Tolkare'
- I fältet för andra namn anger du '[deras namn] för 'patientnamn] - t.ex. 'Jude Cobb för Sue Smith'
- Ange deras telefonnummer
- Klicka på fortsätt för att komma till väntrummet.
Vårdgivaren lokaliserar tolken och ansluter till samtalet, och lägger sedan till patienten i samtalet från väntrummet.
Exempel på tolkar på begäran
Det finns exempel, som till exempel 2M lingo™ -appen som beskrivs nedan, som kan fungera med videosamtal.
För att använda 2M Language Services-appen på din/dina kliniker måste din tjänst ha ett befintligt konto hos 2M, konfigurerat för att passa klinikens behov. Därefter kan din klinikadministratör eller telehealth-chef begära 2M lingo™ -appen med hjälp av vårt förfrågningsformulär på den här sidan. När du har lagt till appen på din klinik kommer vårdgivare att se ett alternativ för att lägga till en tolk på begäran till sitt nuvarande videosamtal, efter behov.
När din klinikadministratör har begärt 2M lingo™-appen och den är aktiverad på din klinik, följ stegen nedan för att bjuda in en tolk på begäran till ett videosamtal:
| Klinikadministratörer kan kontrollera om 2M lingo™ -appen är aktiverad på deras klinik genom att klicka på Appar i vänsterkolumnen på väntrumsinstrumentpanelen och titta under listan över installerade appar. |  |
| Vårdgivaren ansluter sig till videosamtalet med sin patient eller klient som behöver tolken. |  |
| På videosamtalsskärmen klickar vårdgivaren sedan på 2M lingo™-logotypen för att öppna appen (markerad i rött). |  |
| Logga in på 2M med rätt användarnamn och lösenord. När du har loggat in kommer dessa uppgifter att sparas för framtida bruk. |  |
| Välj sedan tolkens kön (du kan välja att inte välja något) och önskat språk. |  |
| Appen kommer nu att koppla dig till en lämplig tolk baserat på dina val. När tolken klickar på sin inbjudningslänk kommer de att ansluta till det aktuella videosamtalet som en deltagare. |
 |
Applikationen för videosamtal på begäran
Med applikationen Tjänster på begäran kan vårdgivare begära en tjänst på begäran från samtalsskärmen i sitt aktuella videosamtal . Till exempel kan en läkare begära en tolk på begäran under ett samtal med en patient eller klient från en icke-engelsktalande bakgrund.
Klicka här för detaljerad information om applikationen Tjänster på begäran.
Scenarier och funktionalitet
Klicka på de olika scenarierna nedan för att läsa mer om tillgängliga arbetsflöden.
Identifiera tolken i klinikens väntrum
Om tolken kommer att anlända till klinikens väntrum för att läggas till i videosamtalet kan du ange vilken information du behöver att tolken anger när samtalet startar. Det är bra om de anger tolkens namn, patientens namn och det språk som tolken ska tolka på, samt deras telefonnummer. På så sätt kan vårdgivaren tydligt se vem de är och veta vilken patients samtal de ska läggas till i. Det finns ett par sätt att göra detta med hjälp av inmatningsfälten för den som ringer när de startar ett videosamtal:
|
Alternativ 1 Starta videosamtal: Tolkens förnamnsfält är patientens fullständiga namn och språk. Det andra namnet är patientens fullständiga namn. All information visas i väntrummet under Uppringaren. |
 |
| Så här kommer tolkinformationen att se ut i klinikens väntrum. I det här exemplet är namnet på patienten som behöver tolken John Longo. |
 |
|
Alternativ 2 Klinikadministratören konfigurerar extra fält för inmatning av uppringaren i tolkkliniken. I det här exemplet är de extra fälten:
|
 |
| De extra inmatningsfälten för uppringaren kan visas i väntrumskolumnerna om de har ställts in av klinikadministratören som synliga som standard . Om de inte har ställts in i standardvyn kan du redigera kolumnerna du visar med hjälp av pennikonen. Du kan också hitta informationen om den som ringer genom att gå till de tre punkterna till höger om uppringarens kort och välja Aktivitet. |
   |
Tolk och patient i samma väntrum
Klinikern ansluter sig till samtalet med patienten och lägger till tolken i samtalet (eller vice versa) från instrumentpanelen. I ett arbetsflöde där tolk och kliniker först deltar ansluter klinikern först till tolken och lägger sedan till patienten i samtalet – precis som man normalt skulle lägga till en deltagare . Samtalet fortsätter sedan med 3 deltagare. 
Tolken anländer till ett särskilt väntrum för tolken
Vissa organisationer kan vilja inrätta ett specifikt väntrum för tolkar. I det här fallet kontrollerar en utsedd teammedlem med tillgång till tolkkliniken tolkens uppgifter och kopplar samtalet till väntrummet där patienten kommer att tas emot. Du kan koppla ett samtal utan att ansluta till samtalet (kallt samtal) eller efter att du anslutit till samtalet (varmt samtal).
| Kall överföring: I det här exemplet har tolken anlänt till Acme Inter. Kontrollera tolkuppgifterna som de har skrivit in och klicka på Överför. |  |
| I överföringsfönstret väljer du den klinik du vill överföra samtalet till – den som patienten kommer att tas emot på – och klickar på Överför . När överföringen är klar kommer tolken att anlända till det nya väntrummet. Obs: Endast väntrum på kliniken som du är medlem i (som teammedlem eller remittent) kommer att vara tillgängliga för överföring till. |
 |
| Varm överföring: Gå med i samtalet med tolken och stämm av med hen. |  |
| Klicka på Samtalshanteraren längst ner till höger på samtalsskärmen och klicka sedan på Överför samtal för att överföra dem inifrån samtalet. |
 
|
| Från rullgardinsmenyn med tillgängliga kliniker väljer du den klinik du vill överföra samtalet till (du kommer bara att se kliniker i den här listan som du har tillgång till, antingen som teammedlem eller remittent). Bekräfta sedan överföringen. |
  
|
| Efter att samtalet har kopplats vidare lämnar den teammedlem som har utfört överföringen samtalet genom att klicka på knappen Lägg på och välja Lämna samtal . Tolken sätts i vänteläge i det nya väntrummet där de kan anslutas till klinikern, eller läggas till i samtalet med patienten och klinikern, beroende på vilket arbetsflöde som föredras. |
 
|
Anslut till samtalet med båda och sätt samtalet på vänteläge för läkaren
Om tolken och patienten väntar i samma väntrum och du vill att de ska delta i ett samtal som klinikern ska kunna delta i vid tidpunkten för mötet, kan du följa detta arbetsflöde. En utsedd teammedlem ansluter till samtalet med tolken och lägger sedan till patienten i samtalet – eller ansluter till patienten först beroende på ert arbetsflöde. Teammedlemmen lämnar sedan samtalet och sätter patienten och tolken i vänteläge tillsammans.
| Delta i samtalet med tolken och lägg sedan till patienten i samtalet som du normalt skulle lägga till en deltagare . Du kan lägga till patienten först om så önskas, men att lägga till tolken först kan göra det lättare för patienten att kommunicera med dig från början. |
 |
|
När både tolk och patient är i samtalet tillsammans, avsluta samtalet genom att klicka på knappen Lägg på och välja Lämna samtal 1.
Observera: de två deltagarna kommer att kunna se och höra varandra i detta scenario medan de väntar på att bli anslutna av läkaren. |
|
Bjud in tolken till det aktuella patientsamtalet
När du är i samtal med en patient som behöver en tolk kan du använda Samtalshanteraren för att bjuda in en deltagare till det aktuella samtalet via e-post eller SMS. Observera: Du behöver tolkens kontaktuppgifter för detta arbetsflöde.
| Klicka på Samtalshanterare och sedan på Bjud in deltagare i samtalsfönstret. |
 
|
| Välj om du vill bjuda in dem via e-post eller SMS, fyll i deras namn och antingen e-postadress eller mobilnummer och klicka sedan på Bjud in . När tolken klickar på inbjudningslänken kommer de direkt in i det aktuella säkra samtalet (utan att behöva komma in via väntrummet). |
 |
Skapa en tillgänglig, förifylld länk för enkel åtkomst till väntrummet
Tillgängliga, förifyllda länkar ger en tolk enkel åtkomst till önskat väntrum för videosamtal. Att förse tolkarna med en länk som är förifylld med den information som krävs gör processen enkel att navigera. Informationen som begärs för den tillgängliga länken inkluderar personens namn, telefonnummer (om det begärs på kliniken) och andra konfigurerade inmatningsfält för kliniken.
Klinikadministratören kan skapa de obligatoriska inmatningsfälten för kliniken, såsom patientnamn och språk, för uppringare till kliniken. Kom ihåg att dessa fält visas för alla uppringare på kliniken, oavsett om de har en tillgänglig länk eller inte. De kan skapas som valfria fält, eller så kan du använda en tolkspecifik klinik och sedan överföra tolken till önskad klinik, enligt beskrivningen ovan.
Att skapa patient- och gästspecifika, förifyllda länkar till önskat väntrum är snabbt och enkelt med vår lättillgängliga länkskapare .
Detta kan göras genom att hälso- och sjukvården bokar tolken eller genom tolktjänsten, beroende på det överenskomna arbetsflödet.