En tant qu'administrateur de clinique, vous avez accès à la configuration de votre clinique en fonction de vos besoins. Cela comprend l'ajout et la gestion des membres de l'équipe et la définition des heures d'ouverture de la salle d'attente de la clinique. Sur le côté gauche se trouve un panneau gris foncé avec des éléments de menu, tels que Tableau de bord et Zone d'attente. Les administrateurs de clinique verront Rapports, Applications et Configurer , tandis que les autres membres de l'équipe n'auront pas accès à ces options. Lorsque vous cliquez sur Configurer, vous accéderez aux en-têtes de menu pour les options de configuration en haut de la page : Clinique, Membres de l'équipe, Qualité des appels, Expérience d'attente, Rejoindre un appel, Interface d'appel, Zone d'attente et Configuration des rapports.

Il n'est pas essentiel que vous configuriez toutes ces sections avant que les membres de votre équipe clinique ne commencent à utiliser l'appel vidéo. Au cas où vous seriez pressé, nous les avons classés comme suit :

• Onglets de configuration essentiels – clinique, membres de l'équipe, salle d'attente
• Onglets de configuration facultatifs : interface d'appel, qualité des appels, expérience d'attente, participation à un appel, configuration des rapports

Tâches de configuration essentielles pour les administrateurs de clinique :

Clinique

Le « Nom de la clinique » et le « Domaine unique » sont déjà pré-remplis lors de la création de votre clinique et doivent rarement être modifiés. Votre domaine unique fait partie du lien Web que vous enverrez aux patients afin qu'ils puissent avoir une consultation par appel vidéo. Vous ne devriez donc pas le modifier après avoir commencé à prendre des rendez-vous par appel vidéo et à envoyer le lien de la clinique. Si vous modifiez quelque chose, assurez-vous de cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de la page.

Vous pouvez ajouter votre logo, si vous le souhaitez, afin qu'il apparaisse sur l'écran d'attente des patients, ou vous pouvez le faire plus tard.

Il est conseillé d'ajouter un contact d'assistance (il peut s'agir de votre personnel administratif/réceptionniste ou de votre responsable de télésanté) afin que les membres de votre équipe sachent qui contacter s'ils ont des questions concernant l'appel vidéo. Ces détails d’assistance apparaîtront dans la zone d’attente de la clinique dans la colonne de droite.

Voir les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer la zone d'attente de la clinique .

Membres de l'équipe

C'est ici que vous ajoutez les prestataires de services de santé et tout autre personnel travaillant dans votre clinique, afin qu'ils puissent accéder aux appels vidéo. Les autorisations sont présélectionnées pour les zones d'attente et les salles de réunion (voir les informations sur les types de salles ) lors de l'ajout de membres et du personnel administratif. Nous vous suggérons de laisser les salles d'utilisateurs désélectionnées (ce qui est la valeur par défaut), car elles ne sont pas nécessaires pour consulter un patient ou un client.

Les prestataires de services de santé devraient être constitués en tant que « membres de l'équipe ». N'oubliez pas de désigner au moins une autre personne comme « administrateur » au cas où vous seriez en congé.

Consultez les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer les membres de l'équipe .

Après avoir invité les membres de votre équipe, assurez-vous que chaque personne se connecte, définit son mot de passe à 13 caractères et peut accéder à la zone d'attente de la clinique. Ils peuvent modifier leur profil à tout moment pour inclure une photo ou modifier leur nom, identifiant ou mot de passe.

Salle d'attente

Consultez les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer toutes les sections de votre zone d'attente .

Configuration générale – assurez-vous de sélectionner le bon « Fuseau horaire » – faites défiler la liste déroulante jusqu'à « Australie » et sélectionnez le fuseau horaire qui correspond à l'endroit où vous vous trouvez.

Heures de la zone d'attente – ne mettez pas vos heures habituelles de clinique dans les heures de la zone d'attente, avant de déterminer quand l'appel vidéo sera utilisé. Si les prestataires de services de santé sont susceptibles d'utiliser l'appel vidéo en dehors des heures d'ouverture ou le week-end, il est préférable de définir les heures d'ouverture de la zone d'attente pour un accès 24h/24 et 7j/7 (pour ce faire, chaque journée commence à 00h00 et se termine à 24h00). Si la salle d’attente est fermée, vos patients, clients et autres appelants ne pourront pas y accéder pour une consultation. Si votre clinique ferme à 17 heures mais que les cliniciens travaillent régulièrement jusqu'à 18 ou 19 heures, il est préférable de fermer votre zone d'attente d'appel vidéo à 19 heures ou plus tard pour permettre les consultations qui dépassent le temps imparti.

Champs de saisie – ce sont des champs que les patients seront invités à remplir lorsqu’ils se présenteront à une consultation par appel vidéo. L'appel vidéo demande toujours aux patients leur prénom et leur nom (vous n'avez donc pas besoin de configurer cela). Dans cette section, vous ajoutez d'autres champs que les patients doivent remplir. Un champ pour le numéro de téléphone est déjà configuré mais vous pouvez le supprimer s'il n'est pas obligatoire. Cliquez ici pour des informations plus détaillées.

Messages automatisés – peuvent être envoyés aux patients/clients après leur entrée dans la zone d'attente de l'appel vidéo. Vous n'êtes pas obligé d'inclure de messages automatisés, mais pensez à un message de bienvenue ou à un message après 10 minutes (600 secondes) pour vous excuser du retard. Vous pouvez également envoyer vos propres notifications personnalisées aux appelants en attente à partir du tableau de bord de la zone d'attente.

Vous pouvez maintenant commencer à organiser des appels vidéo healthdirect ou continuer à configurer les « Tâches de configuration facultatives ». Si vous souhaitez commencer à passer des appels, passez à l'Étape 3 : Démarrer vos patients avec l'appel vidéo et à l'Étape 4 : Effectuer un appel vidéo healthdirect .

Tâches de configuration facultatives

applications

Il existe une gamme d'applications préinstallées qui offrent des fonctionnalités et des extensions puissantes aux appels vidéo. Consultez les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment personnaliser les applications .

Interface d'appel

Vous pouvez configurer l'appel vidéo pour refléter l'image de marque de votre entreprise avec des couleurs et un logo. Consultez les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer votre interface d'appel .

Qualité des appels

Vous ne devez configurer la qualité des appels que si vous remarquez des problèmes avec la qualité de vos appels. Consultez les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurez la qualité de vos appels .

Expérience d'attente

Il existe différents styles de musique que vous pouvez choisir pour votre salle d'attente. Vos patients/clients entendront la musique lorsqu’ils seront dans la salle d’attente – chaque patient pourra également modifier la musique selon ses goûts pendant qu’il attend. Vous pouvez également configurer des annonces audio dans cette section, qui seront diffusées pour vos patients à l'heure prescrite depuis qu'ils ont rejoint la zone d'attente (veuillez noter que vous devrez enregistrer les annonces audio et les sauvegarder sous forme de fichiers mp3 avant de pouvoir les configurer pour qu'elles soient lues en tant que fichiers mp3). partie de l'expérience d'attente). Consultez les instructions étape par étape (avec captures d'écran) pour savoir comment configurer la musique en attente et les annonces audio .

Rejoindre un appel

Dans cette section, vous pouvez préciser si une photo est requise pour les invités lors de la participation à un appel dans une salle de réunion (les photos ne sont pas nécessaires pour les consultations en zone d'attente). Vous pouvez également rendre obligatoire le champ du nom de famille des patients et donner aux patients/clients la possibilité de couper leur microphone et/ou leur caméra pendant l'attente. Voir plus d'informations et les étapes de configuration pour rejoindre un appel section.

Salle d'attente

Partager la zone d'attente – il existe différentes manières de permettre à vos patients d'accéder à votre zone d'attente – vous pouvez leur envoyer un lien Web ou les envoyer vers votre site Web où ils cliquent sur un bouton.

Informations complémentaires pour les appelants : informations que vos patients verront lorsqu'ils sont sur le point de démarrer l'appel vidéo (telles que votre politique de confidentialité ou vos conditions de service). Certains de ces champs correspondent par défaut aux politiques d'appels vidéo de healthdirect. Vérifiez donc qu'elles correspondent à vos propres politiques ou modifiez ou supprimez les liens.