Het kan zijn dat u een tolk aan uw oproep wilt toevoegen en dit kan op verschillende manieren.
Wanneer u tolken gebruikt, kunt u uw eigen processen ontwikkelen om er een efficiënte en effectieve workflow van te maken voor uw dienst. Het hangt af van wat het beste werkt voor uw service en uw patiënten. Deze pagina biedt enkele suggesties en richtlijnen op basis van de processen die verschillende gezondheidsorganisaties hebben opgenomen in hun klinische praktijk op het gebied van telezorg.
Een tolkendienst gebruiken
Uw organisatie kan regelmatig gebruik maken van een tolkendienst of u heeft interne tolken en u kunt met hen samenwerken om processen voor boekingen of tolken op aanvraag te ontwikkelen. Als er tolken in de wachtruimte van de kliniek moeten komen zodat ze door de zorgverlener aan de oproep kunnen worden toegevoegd, kunt u hen de links naar de gewenste wachtruimte van de kliniek geven. Tolken moeten weten welke informatie u wilt dat ze verstrekken wanneer ze een videogesprek starten om in de wachtruimte te komen, zodat ze gemakkelijk herkenbaar zijn. Tolken hebben ook training nodig om zich voor te bereiden op en deel te nemen aan een videogesprek.
Als u gebruik maakt of wilt maken van een van de volgende tolkdiensten, klik dan op het kopje
voor meer informatie:
TIS National (Vertaal- en Tolkdienst)
Het ministerie van Binnenlandse Zaken heeft tolken van de Vertaal- en Tolkendienst (TIS Nationaal) in staat gesteld deel te nemen aan videoconsultaties. TIS National helpt patiënten voor wie Engels geen eerste taal is. Healthdirect Australia werkte samen met South Brisbane PHN, het Refugee Health Network en TIS National om de videocapaciteit mogelijk te maken voor de 2000 TIS-vertalers die betrokken zijn bij gezondheidsconsultaties. Artsen die factureren via Medicare en NGO's hebben gratis toegang tot TIS-tolken door zich te registreren om een nationale TIS-klant te worden .
Wanneer TIS-tolken zijn geboekt, hebben ze de link naar de wachtruimte van de kliniek nodig - degene die u naar patiënten stuurt voor hun afspraken. Hieronder vindt u een voorbeeld van informatie die u kunt opnemen bij het boeken van de tolk:
De tolk klikt vlak voor de afspraak van de persoon voor wie hij gaat tolken op de link en vult zijn gegevens in. Tolken moeten niet alleen hun naam alleen van de naam van de klant invoeren, maar we raden ze aan om zoiets als het onderstaande proces te doen, zodat ze gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd in de wachtruimte:
- Klik 5 minuten voor hun boekingstijd op de cliniclink
- In het eerste veld Naam inter 'Tolk'
- Voer in het tweede naamveld '[hun naam] in voor 'patiëntnaam] - bijv. 'Jude Cobb voor Sue Smith'
- Voer hun telefoonnummer in
- Klik op doorgaan om in de wachtruimte te komen.
De zorgverlener zoekt de tolk, neemt deel aan het gesprek en voegt vervolgens de patiënt toe aan het gesprek vanuit de wachtruimte.
Voorbeelden van tolken op aanvraag
Er zijn voorbeelden, zoals de 2M Lingo-app die hieronder wordt beschreven, die kan werken met videogesprekken.
Om de 2M-app voor taaldiensten in uw kliniek(en) te gebruiken, moet uw dienst een bestaand account bij 2M hebben, ingesteld om te voldoen aan de behoeften van de kliniek. Vervolgens kan uw kliniekbeheerder of telezorgmanager de 2M Lingo -app aanvragen via ons aanvraagformulier op deze pagina. Zodra u de app aan uw kliniek heeft toegevoegd, zien zorgverleners een optie om indien nodig een tolk op aanvraag toe te voegen aan hun huidige videogesprek.
Zodra uw kliniekbeheerder de app heeft aangevraagd en deze in uw kliniek is geactiveerd, volgt u de onderstaande stappen om een tolk op aanvraag uit te nodigen voor een videogesprek:
| Eenmaal aangevraagd en de 2M- app moet worden toegevoegd aan de kliniek. Kliniekbeheerders kunnen dit controleren door op Apps in de LHS-kolom te klikken en onder de lijst met geïnstalleerde apps voor de kliniek te kijken. |  |
| Zorgverleners nemen deel aan een videogesprek met hun patiënt of cliënt die de tolk nodig heeft. |  |
| Klik in het scherm Videogesprek op het logo van de 2M Lingo-app om de 2M Lingo-app te openen (rood gemarkeerd). |  |
| Log in bij 2M met de juiste gebruikersnaam en wachtwoord. Zodra u zich aanmeldt, worden deze gegevens onthouden voor toekomstig gebruik. |  |
| Selecteer vervolgens het geslacht van de tolk (kan geen voorkeur kiezen als optie) en de gewenste taal. |  |
| De app verbindt u nu met een geschikte tolk op basis van uw selecties. |  |
| Zodra de tolk arriveert om deel te nemen aan uw videogesprek, ziet u ze wachten in uw Call Manager en kunt u ze in het gesprek opnemen. |  |
De tolk in de wachtkamer identificeren
Als er tolken in de wachtruimte arriveren om aan een videogesprek te worden toegevoegd, kunt u bij de tolkendienst aangeven welke informatie de tolk moet verstrekken bij het starten van het gesprek. Het is handig als ze hun naam, de naam van de patiënt en de taal die ze gaan tolken opgeven, evenals hun telefoonnummer . Op deze manier kan de zorgverlener duidelijk zien wie hij is en weet hij aan welke patiënt hij moet worden toegevoegd. Er zijn een aantal manieren om dit te doen met behulp van de invoervelden voor de beller wanneer deze een videogesprek start:
|
Optie 1 Videogesprek starten: Het veld voornaam van de tolk is hun volledige naam en hun taal. De tweede naam is de volledige naam van de patiënt. Alle informatie is te zien in de wachtruimte onder Beller. |
 |
| Zo ziet de tolkinformatie eruit in de wachtruimte. In dit voorbeeld is de naam van de patiënt die de tolk nodig heeft John Longo. |  |
|
Optie 2 Kliniekbeheerder configureert extra invoervelden voor bellers in de tolkenkliniek. |
 |
| De extra invoervelden voor bellers kunnen worden bekeken in de dashboardkolommen van de wachtruimte als ze door de kliniekbeheerder zijn ingesteld als standaard zichtbaar . Als ze niet zijn ingesteld in de standaardweergave, kunt u de kolommen die u bekijkt bewerken met het penpictogram. U kunt deze bellerinformatie ook vinden door naar de 3 stippen rechts van de bellerkaart te gaan en Activiteit te selecteren. |
  
|
Scenario's en functionaliteit
Klik op de verschillende scenario's hieronder om meer te weten te komen over de beschikbare workflows.
Tolk en patiënt in dezelfde wachtruimte
De clinicus voegt zich bij het gesprek met de patiënt en voegt de tolk toe aan het gesprek (of omgekeerd) vanaf het dashboard. Bij een eerste workflow voor tolk en clinicus voegt de clinicus zich eerst bij de tolk en voegt dan de patiënt toe aan het gesprek - zoals u normaal gesproken een deelnemer zou toevoegen . Het gesprek gaat dan verder met 3 deelnemers. 
Tolk arriveert in specifieke wachtruimte voor tolken
Sommige organisaties willen misschien een specifieke wachtruimte voor tolken inrichten. In dit geval controleert een aangewezen teamlid met toegang tot de tolkenkliniek hun gegevens en schakelt de oproep door naar de wachtruimte waar de patiënt zal worden gezien. U kunt een gesprek doorverbinden zonder deel te nemen aan het gesprek (koud) of nadat u deelneemt aan het gesprek (warm).
| Koud doorverbinden: Controleer de tolkgegevens die ze hebben ingetypt en klik op Doorverbinden. |  |
| Selecteer in het doorverbindvenster de kliniek waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden - de kliniek waarin de patiënt zal worden gezien, en klik op Doorverbinden . Eenmaal doorverbonden komt de tolk aan in de nieuwe wachtruimte. Let op: Alleen wachtruimtes waar je lid van bent (als teamlid of verwijzer) zijn beschikbaar om naar over te stappen. |
 |
| Warm Doorverbinden: Neem deel aan het gesprek met de tolk en check bij hen in. |  |
| Klik op Oproepbeheer en klik vervolgens op Oproep doorverbinden om ze vanuit het gesprek door te verbinden. |  |
| Selecteer de kliniek waarnaar u de oproep wilt doorverbinden (u moet een teamlid of verwijzer in de kliniek zijn om toegang te krijgen). Bevestig vervolgens de overdracht. |
  
|
| Nadat het gesprek is doorverbonden, verlaat het teamlid dat het gesprek heeft doorverbonden het gesprek door op de knop Ophangen te klikken en Oproep verlaten te selecteren. De tolk wordt in de nieuwe wachtruimte in de wacht gezet waar de clinicus zich kan voegen of kan worden toegevoegd aan het gesprek met de patiënt en clinicus, afhankelijk van uw workflow. |
 
|
Neem met beide deel aan het gesprek en zet in de wacht voor de clinicus
Als de tolk en de patiënt in dezelfde wachtruimte wachten en u wilt hen samenvoegen in een oproep voor de clinicus om deel te nemen op het moment van de afspraak, kunt u deze workflow volgen. Een aangewezen teamlid voegt zich bij het gesprek met de tolk en voegt vervolgens de patiënt toe aan het gesprek - of sluit zich eerst bij de patiënt aan, afhankelijk van uw workflow. Het teamlid verlaat vervolgens het gesprek en zet patiënt en tolk samen in de wacht.
| Neem deel aan het gesprek met de tolk en voeg vervolgens de patiënt toe aan het gesprek zoals u normaal een deelnemer zou toevoegen . U kunt desgewenst eerst de patiënt toevoegen, maar als u eerst de tolk toevoegt, kan de patiënt vanaf het begin gemakkelijker met u communiceren. |
 |
| Zodra zowel de tolk als de patiënt samen in gesprek zijn, verlaat u het gesprek door op de knop Ophangen te klikken en Oproep verlaten te selecteren. Hierdoor worden ze samen in de wacht gezet zodat de clinicus kan deelnemen als hij klaar is - op deze manier neemt de clinicus met beide deelnemers tegelijkertijd deel aan het gesprek. Let op: de 2 deelnemers kunnen elkaar in dit scenario zien en horen terwijl ze wachten op de hulp van de clinicus. |
 
|
Nodig de tolk uit voor het huidige patiëntgesprek
Wanneer u in gesprek bent met een patiënt die een tolk nodig heeft, kunt u Call Manager gebruiken om een deelnemer uit te nodigen voor het huidige gesprek via e-mail of sms. Let op: voor deze workflow heeft u de contactgegevens van de tolk nodig.
| Klik in het oproepvenster op Oproepbeheer en klik vervolgens op Deelnemer uitnodigen. |  |
| Kies of je ze via e-mail of sms wilt uitnodigen, vul hun gegevens in en klik op Uitnodigen. Wanneer de tolk op de uitnodigingslink klikt, komt hij direct in het gesprek terecht. |  |
Vooraf ingevulde links gebruiken om gemakkelijk toegang te krijgen tot de vereiste wachtruimte
Vooraf ingevulde links zorgen ervoor dat een tolk gemakkelijk toegang heeft tot de vereiste wachtruimte van de kliniek voor videogesprekken. Door tolken te voorzien van een link die vooraf is ingevuld met de vereiste informatie, wordt het proces gemakkelijk te navigeren.
Vooraf ingevulde links worden meestal door het systeem gegenereerd en worden niet handmatig gedaan, dus als u vragen heeft over het instellen hiervan, neem dan contact op met het videogesprekteam .
U kunt uw tolkendienst voorzien van een link die zij kunnen wijzigen met de naam van de tolk, de naam van de patiënt en de taal die zij zullen tolken, evenals hun telefoonnummer. U kunt ook de URL van de kliniek in de link wijzigen, zodat ze rechtstreeks naar de juiste wachtruimte gaan.
Tip: de naam van de tolk, de naam van de patiënt en de taal kunnen allemaal worden toegevoegd aan het naamveld, zodat het voor de dienstverlener heel duidelijk is bij wie deze tolk moet aansluiten.
Het wordt aanbevolen dat de tolkdienst de URL formuleert voor elke specifieke tolksessie. Nadat de koppeling is ingesteld, kan deze worden gedeeld met de geboekte tolk, samen met het tijdstip van de afspraak en eventuele relevante patiëntinformatie. De boekingen, inclusief afspraaktijd en toegewezen tolk, konden worden afgehandeld met behulp van een gedeelde agenda of via individuele agenda-uitnodigingen.
Voorbeeld van een linksjabloon:
In het onderstaande voorbeeld start de tolk een videogesprek in de telehealth1 -kliniek, hun voornaam is John , hun tweede naam is Smith en hun telefoonnummer is 0417845675 . Wanneer ze op de link klikken, worden ze rechtstreeks naar de kliniek geleid zonder dat ze informatie hoeven toe te voegen in het startscherm voor videogesprekken:
Zo verschijnen ze in de wachtruimte:
Queryparameters voor vooraf ingevulde links
Er zijn een paar extra queryparameters die aan de URL kunnen worden toegevoegd:
Voornaam
achternaam
Landcode
overslaanSetup
U kunt ook extra velden toevoegen die u in uw kliniek hebt gemaakt door extra parameters toe te voegen.
EG, "&additional={phone"0417845675"}"